SiPADATI

Sistem Informasi Pembaharuan Data Terintegrasi
Manual Book Lengkap untuk Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Terpadu antara Pengadilan Agama Muara Labuh dan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Solok Selatan
Versi 1.0.0 - 2025
Tim Pengembang SiPADATI

Daftar Isi

1. Pendahuluan

Latar Belakang

SiPADATI (Sistem Informasi Pembaharuan Data Terintegrasi) dikembangkan untuk memfasilitasi proses pembaharuan Kartu Keluarga (KK) dan Kartu Tanda Penduduk (KTP) pasca perceraian. Sistem ini mengintegrasikan layanan antara Pengadilan Agama Muara Labuh dan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Solok Selatan.

Tujuan Sistem

Manfaat Sistem

2. Overview Sistem

Arsitektur Sistem

SiPADATI dibangun dengan arsitektur web-based yang memungkinkan akses dari berbagai perangkat. Sistem ini menggunakan teknologi modern untuk memastikan keamanan, kecepatan, dan kemudahan penggunaan.

Komponen Utama

Keunggulan Sistem

3. Fitur Utama

Sistem Autentikasi dan Keamanan

Registrasi Pemohon

Pendaftaran akun baru dengan validasi NIK dan data personal yang terintegrasi dengan database kependudukan

Login Multi-Role

Sistem login yang mendukung tiga role berbeda: Pemohon, Admin PA, dan Admin Disdukcapil

Keamanan Sesi

Timeout otomatis, enkripsi data, dan proteksi terhadap serangan CSRF dan XSS

Approval Sistem

Sistem persetujuan akun pemohon oleh Admin PA untuk memastikan validitas pengguna

Manajemen Permohonan

Form Permohonan

Form pengajuan yang komprehensif dengan validasi data dan integrasi dengan data perkara PA

Upload Dokumen

Sistem upload file dengan dukungan multiple format (PDF, JPG, PNG, DOC) dan validasi ukuran

Tracking Status

Pemantauan real-time status permohonan dengan timeline yang detail dan transparan

Riwayat Permohonan

Daftar lengkap semua permohonan yang pernah diajukan dengan filter dan pencarian

Dashboard dan Laporan

Dashboard Statistik

Visualisasi data permohonan dalam bentuk grafik dan chart yang informatif

Notifikasi Real-time

Sistem notifikasi otomatis untuk setiap perubahan status permohonan

Generate PDF

Pembuatan dokumen PDF otomatis untuk review permohonan dan laporan

Export Data

Fitur export data permohonan dalam berbagai format untuk keperluan laporan

4. Role dan Hak Akses Pengguna

Pemohon

Deskripsi: Masyarakat yang mengajukan permohonan pembaharuan dokumen kependudukan pasca perceraian.

Hak Akses:

  • Mendaftar akun baru
  • Mengajukan permohonan pembaharuan dokumen
  • Upload dokumen pendukung
  • Melihat status permohonan real-time
  • Melihat riwayat permohonan
  • Download dokumen hasil pemrosesan
  • Update profil personal
  • Melihat notifikasi perubahan status

Batasan:

  • Tidak dapat mengakses data pemohon lain
  • Tidak dapat mengubah status permohonan
  • Memerlukan approval dari Admin PA

Admin PA

Deskripsi: Administrator dari Pengadilan Agama Muara Labuh yang mengelola verifikasi perkara dan approval pemohon.

Hak Akses:

  • Approve/reject akun pemohon baru
  • Mengelola data perkara perceraian
  • Import data perkara dari file Excel
  • Verifikasi dan approve permohonan
  • Melihat detail semua permohonan
  • Generate laporan statistik
  • Mengelola data pengguna pemohon
  • Download template import perkara
  • Melihat log aktivitas sistem

Tanggung Jawab:

  • Memverifikasi kebenaran data perkara
  • Memastikan pemohon memiliki hak legal
  • Menjaga kerahasiaan data perkara

Admin Disdukcapil

Deskripsi: Administrator dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang mengelola pemrosesan dokumen kependudukan.

Hak Akses:

  • Verifikasi permohonan dari PA
  • Memproses pembaharuan dokumen
  • Update status permohonan
  • Upload dokumen hasil pemrosesan
  • Generate laporan kependudukan
  • Melihat statistik permohonan
  • Mengelola data pemohon
  • Approve/reject permohonan
  • Export data untuk keperluan administrasi

Tanggung Jawab:

  • Memverifikasi dokumen pendukung
  • Memproses pembaharuan KK dan KTP
  • Menjaga akurasi data kependudukan
  • Memastikan kesesuaian dengan regulasi

5. Alur Proses Bisnis

Alur Proses Lengkap

1

Registrasi Pemohon

Masyarakat mendaftar akun baru dengan mengisi data personal dan menunggu approval dari Admin PA

2

Approval Akun

Admin PA memverifikasi dan menyetujui akun pemohon berdasarkan data perkara yang tersedia

3

Pengajuan Permohonan

Pemohon mengisi form permohonan dan upload dokumen pendukung (Akta Cerai, KK Lama, KTP Lama)

4

Review PA

Admin PA melakukan review dan verifikasi permohonan, kemudian approve atau reject

5

Verifikasi Disdukcapil

Admin Disdukcapil menerima permohonan yang sudah diapprove PA dan melakukan verifikasi dokumen

6

Pemrosesan Dokumen

Admin Disdukcapil memproses pembaharuan KK dan KTP sesuai dengan data perceraian

7

Penyelesaian

Dokumen selesai diproses dan pemohon dapat mengambil dokumen baru atau download soft copy

Status Permohonan

Pending

Permohonan baru diajukan dan menunggu review dari Admin PA

Approved PA

Permohonan telah disetujui oleh Admin PA dan dikirim ke Disdukcapil

Verified

Dokumen telah diverifikasi oleh Admin Disdukcapil dan siap diproses

Processed

Dokumen sedang dalam proses pembaharuan oleh Disdukcapil

Completed

Proses pembaharuan dokumen telah selesai dan siap diambil

Rejected

Permohonan ditolak karena tidak memenuhi syarat atau data tidak valid

Versi 1.0.0 - 2025

6. Panduan untuk Pemohon

1. Registrasi Akun

  1. Buka halaman utama SiPADATI
  2. Klik tombol "Daftar" di pojok kanan atas
  3. Isi form registrasi dengan data yang valid:
    • NIK (sesuai KTP)
    • Nama lengkap
    • Email aktif
    • Nomor telepon
    • Password yang kuat
  4. Klik "Daftar" dan tunggu email konfirmasi
  5. Tunggu approval dari Admin PA (1-2 hari kerja)

2. Login ke Sistem

  1. Setelah akun diapprove, buka halaman login
  2. Masukkan email dan password
  3. Klik "Masuk" untuk mengakses dashboard

3. Mengajukan Permohonan

  1. Di dashboard, klik "Ajukan Permohonan Baru"
  2. Pilih data perkara yang sesuai dari dropdown
  3. Isi form permohonan dengan lengkap
  4. Upload dokumen pendukung:
    • Akta Cerai (PDF/JPG, max 5MB)
    • KK Lama (PDF/JPG, max 5MB)
    • KTP Lama (PDF/JPG, max 5MB)
  5. Review data dan klik "Submit Permohonan"

4. Tracking Status

  • Gunakan menu "Tracking" untuk melihat status real-time
  • Perhatikan notifikasi yang muncul di dashboard
  • Check email untuk update status penting
  • Download dokumen hasil jika status "Completed"

7. Panduan untuk Admin PA

Approval Akun Baru

  1. Login ke dashboard Admin PA
  2. Buka menu "Kelola Pengguna"
  3. Review data pemohon yang mendaftar
  4. Verifikasi dengan data perkara yang ada
  5. Klik "Approve" atau "Reject" sesuai validasi

Import Data Perkara

  1. Download template Excel dari menu "Perkara"
  2. Isi data perkara sesuai format template
  3. Upload file Excel melalui fitur import
  4. Verifikasi data yang berhasil diimport

Proses Verifikasi

  1. Buka menu "Permohonan" untuk melihat daftar
  2. Klik "Detail" pada permohonan yang akan direview
  3. Periksa kelengkapan dokumen dan kesesuaian data
  4. Berikan catatan jika diperlukan
  5. Klik "Approve" untuk meneruskan ke Disdukcapil
  6. Atau "Reject" jika ada masalah dengan dokumen

8. Panduan untuk Admin Disdukcapil

Verifikasi Awal

  1. Login ke dashboard Admin Disdukcapil
  2. Buka menu "Permohonan" untuk melihat yang masuk
  3. Filter berdasarkan status "Approved PA"
  4. Review dokumen yang dikirim dari PA

Proses Verifikasi

  1. Klik "Detail" pada permohonan yang akan diverifikasi
  2. Periksa kesesuaian data dengan database kependudukan
  3. Validasi dokumen Akta Cerai, KK, dan KTP lama
  4. Ubah status menjadi "Verified" jika valid
  5. Atau "Rejected" jika ada ketidaksesuaian

Update Data Kependudukan

  1. Untuk permohonan "Verified", ubah status ke "Processed"
  2. Lakukan pembaharuan data di sistem kependudukan
  3. Generate KK dan KTP baru sesuai status perceraian
  4. Upload dokumen hasil ke sistem
  5. Ubah status menjadi "Completed"
  6. Kirim notifikasi ke pemohon

9. Teknologi yang Digunakan

Backend Technology

PHP 8.3+

Server-side scripting language untuk logika aplikasi

MySQL 8.0+

Relational database management system

Apache/Nginx

Web server untuk hosting aplikasi

Frontend Technology

HTML5

Markup language untuk struktur halaman

CSS3

Styling dan responsive design

JavaScript ES6+

Client-side scripting dan interaktivitas

Bootstrap 5

CSS framework untuk responsive design

Fitur Keamanan

Session Management

Pengelolaan sesi pengguna dengan timeout otomatis dan enkripsi

Data Encryption

Enkripsi data sensitif menggunakan algoritma AES-256

Input Validation

Validasi input untuk mencegah SQL injection dan XSS attacks

File Security

Validasi file upload dengan whitelist extension dan size limit

10. Instalasi dan Setup

Persyaratan Sistem

Server Requirements

  • PHP 8.3 atau lebih tinggi
  • MySQL 8.0 atau MariaDB 10.6+
  • Apache 2.4+ atau Nginx 1.18+
  • Minimum 2GB RAM
  • Minimum 10GB storage

PHP Extensions

  • mysqli atau PDO MySQL
  • mbstring
  • openssl
  • fileinfo
  • gd atau imagick

1. Download dan Extract

# Download source code wget https://github.com/sipadati/releases/latest.zip # Extract ke direktori web server unzip latest.zip -d /var/www/html/sipadati

2. Setup Database

# Login ke MySQL mysql -u root -p # Buat database CREATE DATABASE sipadati_db; # Import struktur database mysql -u root -p sipadati_db < database/sipadati_db.sql

3. Konfigurasi Database

Edit file config/database.php:

<?php $host = 'localhost'; $username = 'your_db_username'; $password = 'your_db_password'; $database = 'sipadati_db'; ?>

4. Set Permissions

# Set ownership chown -R www-data:www-data /var/www/html/sipadati # Set permissions chmod -R 755 /var/www/html/sipadati chmod -R 777 /var/www/html/sipadati/uploads chmod -R 777 /var/www/html/sipadati/logs

5. Email Configuration

Edit file config/config.php untuk konfigurasi email:

// Email Configuration define('SMTP_HOST', 'smtp.gmail.com'); define('SMTP_PORT', 587); define('SMTP_USERNAME', 'your-email@gmail.com'); define('SMTP_PASSWORD', 'your-app-password');

11. Troubleshooting

Error: "Database Connection Failed"

Penyebab: Konfigurasi database salah atau service MySQL tidak berjalan

Solusi:

  • Periksa konfigurasi di config/database.php
  • Pastikan MySQL service berjalan: systemctl status mysql
  • Test koneksi database secara manual

Error: "File Upload Failed"

Penyebab: Permission folder uploads atau ukuran file melebihi limit

Solusi:

  • Set permission folder uploads: chmod 777 uploads/
  • Periksa upload_max_filesize di php.ini
  • Periksa post_max_size di php.ini

Error: "Session Expired"

Penyebab: Timeout session atau konfigurasi session salah

Solusi:

  • Periksa session.gc_maxlifetime di php.ini
  • Clear browser cache dan cookies
  • Login ulang ke sistem

Error: "Permission Denied"

Penyebab: User tidak memiliki akses ke fitur tertentu

Solusi:

  • Periksa role user di database
  • Pastikan akun sudah diapprove oleh admin
  • Hubungi administrator sistem

Log Files

Application Logs

Lokasi: logs/app.log
Berisi error aplikasi dan aktivitas sistem

Upload Logs

Lokasi: logs/upload.log
Berisi log proses upload file

Database Logs

Lokasi: logs/db.log
Berisi query database dan error

12. Kontak dan Dukungan

Tim Pengembang

Developer Team

Email: developer@sipadati.go.id

Phone: +62 812-3456-7890

Jam Kerja: Senin - Jumat, 08:00 - 17:00 WIB

Layanan:

  • Bug report dan troubleshooting
  • Feature request
  • Technical support
  • System maintenance

PA Muara Labuh

Alamat: Jl. Lintas Sumatera, Muara Labuh

Phone: (0755) 123-456

Email: pa.muaralabuh@pa.go.id

Jam Pelayanan: Senin - Kamis: 08:00 - 15:30, Jumat: 08:00 - 11:30

Layanan:

  • Approval akun pemohon
  • Verifikasi data perkara
  • Konsultasi hukum

Disdukcapil Solok Selatan

Alamat: Jl. Raya Padang Aro, Solok Selatan

Phone: (0755) 789-012

Email: disdukcapil@solokselatankab.go.id

Jam Pelayanan: Senin - Kamis: 08:00 - 15:30, Jumat: 08:00 - 11:30

Layanan:

  • Pemrosesan dokumen kependudukan
  • Verifikasi data penduduk
  • Konsultasi administrasi kependudukan

Panduan Bantuan

FAQ

Kunjungi halaman FAQ di website untuk pertanyaan yang sering diajukan

Video Tutorial

Tonton video tutorial lengkap di channel YouTube resmi SiPADATI

Documentation

Dokumentasi teknis lengkap tersedia di portal developer

Live Chat

Gunakan fitur live chat di website untuk bantuan real-time

Cara Melaporkan Bug

  1. Kirim email ke developer@sipadati.go.id
  2. Sertakan screenshot error (jika ada)
  3. Jelaskan langkah-langkah yang menyebabkan error
  4. Cantumkan browser dan versi yang digunakan
  5. Tunggu respon dari tim dalam 1x24 jam

Terima Kasih

Manual Book SiPADATI telah selesai. Semoga bermanfaat untuk semua pengguna sistem.

Versi 1.0.0 - 2025
Dokumen Lengkap